Recht op inzage

Wellicht krijgt u regelmatig post van een voor u onbekend bedrijf en wilt u weten welke gegevens het bedrijf van u heeft. Of misschien bent u benieuwd naar wat er zich allemaal in uw personeelsdossier bevindt. Of uw kind zit op de basisschool en u wilt inzage in het leerlingdossier. Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft u recht op inzage in de over u of uw kind verzamelde gegevens.

U mag een organisatie vragen of, en zo ja welke persoonsgegevens er van u verzameld en vastgelegd worden. De organisatie is verplicht hierop binnen vier weken schriftelijk of per e-mail te reageren. U hoeft niet aan te geven waarom u inzage wilt. Voor een inzageverzoek kan gebruik gemaakt worden van de voorbeeldbrief van het College bescherming persoonsgegevens (CBP).

Als u om inzage verzoekt, moet een organisatie u op een duidelijke en begrijpelijke manier informeren of en zo ja, welke gegevens gebruikt worden, wat het doel is van het gebruik van deze gegevens en aan wie uw gegevens eventueel zijn verstrekt. Ook moet u geïnformeerd worden over de herkomst van uw gegevens, als deze bij de organisatie bekend is.

Voor het verkrijgen van inzage in uw medisch dossier kan naast de Wbp ook de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) van toepassing zijn. U leest hierover meer bij Kan ik mijn medisch dossier inzien?.

In de praktijk moet een inzageverzoek bij een overheidsinstantie schriftelijk of per e-mail ingediend worden. Het is raadzaam dit ook bij alle overige organisaties zo te doen. Als namelijk uw inzageverzoek (gedeeltelijk) geweigerd wordt en u wilt naar de rechter, zult u moeten laten zien welke stappen u heeft ondernomen.  

Het inzagerecht op grond van de Wbp betreft alleen uw eigen gegevens. Als de verantwoordelijke persoonlijke werkaantekeningen als geheugensteuntje gebruikt, vallen deze aantekeningen niet onder de reikwijdte van het inzagerecht. Maar als hij deze aantekeningen vervolgens opslaat in een dossier of verstrekt aan anderen, heeft u recht om ook inzage te krijgen in deze aantekeningen. U heeft op grond van de Wbp meestal geen recht op informatie over anderen. Zie daarover het informatieblad Verstrekken van uw persoonsgegevens. 

Aan het verkrijgen van inzage zijn de volgende voorwaarden verbonden:

1. De organisatie moet kunnen vaststellen dat u de persoon bent op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Dit is om te voorkomen dat iemand door het gebruik van uw naam uw gegevens kan inzien. De identiteit vaststellen kan bijvoorbeeld aan de hand van het rijbewijs, paspoort of ander identiteitsbewijs.

2. U kunt alleen een inzageverzoek indienen als u ouder bent dan 16 jaar en niet onder curatele bent gesteld. Anders moet het verzoek door een wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een ouder) worden gedaan en moet het antwoord aan die vertegenwoordiger gericht zijn.

Een organisatie kan slechts weigeren aan uw inzageverzoek te voldoen indien dat noodzakelijk is in het belang van:

1. de veiligheid van de staat;
2. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
3. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
4. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de onder 2 en 3 genoemde belangen;
5. de bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waaronder uzelf. In uitzonderlijke gevallen kan de organisatie zich op deze grond beroepen als zij kan aantonen dat de administratieve lasten zo hoog worden dat zij in haar rechten en vrijheden wordt aangetast of dreigt te worden aangetast.

Verder kan een organisatie u gedeeltelijk inzage weigeren, bijvoorbeeld als het gaat om het afschermen van informatie over een andere persoon in uw dossier. Daarbij geldt dat als die andere persoon naar verwachting bezwaar zal hebben tegen het verlenen van inzage aan u, de organisatie die persoon in de gelegenheid moet stellen om zijn mening naar voren te brengen voordat u inzage krijgt.

De organisatie moet kunnen motiveren waarom zij weigert om aan een inzageverzoek te voldoen. Zij moet kunnen laten zien dat zij een zorgvuldige afweging heeft gemaakt van de belangen van alle betrokken partijen.

Een organisatie kan:

• U kopieën geven van alle u betreffende stukken, als het gaat om een papieren dossier. Gespreks- verslagen en (telefoon)notities die betrekking hebben op het aangaan en uitvoeren van een (contractuele) relatie tussen u en een organisatie, vallen hier in principe ook onder. Deze stukken kunnen namelijk medebepalend zijn voor de wijze waarop u in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld.

• U een begrijpelijk papieren overzicht of een uitdraai van de gegevens geven bij digitale verwerkingen. Anders heeft u recht op toegang tot de elektronische vorm die het u mogelijk maakt zelf een afdruk te maken. Het beluisteren van opnames van telefoongesprekken kan ook onder het inzagerecht vallen. Het overzicht moet u in ieder geval in staat stellen het correctierecht uit te oefenen. Informatie over het correctierecht is te vinden in het informatieblad Correctie van uw persoonsgegevens.

• Vragen uw verzoek om inzage te preciseren als hij veel informatie over u heeft.

• Bij hoge uitzondering vragen ter plekke uw dossier in te komen zien. Dat kan bijvoorbeeld in de gevallen dat het een heel dik dossier betreft en het onevenredig veel tijd en moeite zou kosten om het dossier te kopiëren.

• U alleen ter plekke kennis laten nemen van uw dossier in het geval u inzage vraagt in een politieregister. Dit is wettelijk zo geregeld. Meer informatie hierover is te vinden in het informatieblad Uw gegevens bij de politie.
• Kosten die verbonden zijn aan de uitoefening van het inzagerecht in rekening brengen. Voor het verstrekken van een kopie mag een organisatie een vergoeding van € 0,23 per pagina vragen met een maximum van € 5,00. Let op: een organisatie mag een redelijke vergoeding vragen van hoogstens € 22,50 als het gaat om:
  - meer dan honderd pagina's;
  - een moeilijk toegankelijke gegevensverwerking;
  - afdrukken van een of meer röntgenfoto’s.
  Deze vergoedingen zijn wettelijk geregeld in het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp.

Naast het inzagerecht heeft u het recht om aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens te verzoeken (dit is het correctierecht) en verzet aan te tekenen. Informatie over het uitoefenen van deze rechten kunt u vinden in het informatieblad Rechten van de betrokkene.