In het algemeen geldt dat een school de gegevens van een leerling (het zogeheten leerlingdossier) twee jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan.
Langere bewaartermijn
In sommige situaties legt de wet een langere bewaartermijn op. Bijvoorbeeld:
- In het lager en voortgezet onderwijs moeten gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving vijf jaar bewaard blijven nadat de leerling is uitgeschreven.
- Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet een school drie jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
- In het Examenbesluit staat onder meer dat het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens zes maanden bewaard moet worden.
Adresgegevens (oud)leerlingen
Een school mag adresgegevens van (oud)leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies.
Leerlingdossier
Scholen houden van elke leerling een dossier bij, het leerlingdossier genoemd. Dit dossier bevat bijvoorbeeld toetsresultaten en verslagen van gesprekken met ouders. Daarnaast zitten in een leerlingdossier administratieve gegevens, zoals gegevens over het verzuim van een leerling en over de in- en uitschrijving.