Is uw kind 16 jaar of ouder, dan heeft uw kind zelf recht op inzage in zijn of haar leerlingdossier. Bij een leerling jonger dan 16 jaar heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage.
Wettelijk vertegenwoordiger
De wettelijk vertegenwoordiger van een kind is degene die gezag heeft over het kind. Gezag wordt meestal door een of beide ouders uitgeoefend. Als ouder met gezag over een kind jonger dan 16 jaar heeft u dus recht op inzage in het dossier van uw kind.
Geen inzage dossier zonder gezag
Heeft als u als ouder niet (meer) het gezag over uw kind, bijvoorbeeld na een echtscheiding? Dan heeft u geen recht op inzage in het dossier van uw kind. Wel heeft u recht op belangrijke informatie over uw kind, zoals de schoolprestaties. Maar dit geldt alleen als het belang van het kind hiermee niet wordt geschaad.
De school van uw kind moet vóór het verstrekken van informatie een afweging maken tussen uw belang en dat van uw kind. De school zal zware argumenten moeten aanvoeren om u als ouder niet te informeren over uw kind. Alleen als blijkt dat het geven van informatie nadelig is voor uw kind, mag de school u informatie weigeren.
Inzage leerlingdossier in de praktijk
Welke rechten u heeft als u inzage wilt en wat een organisatie van u kan vragen, leest u bij Praktische uitwerking inzagerecht.
Leerlingdossier
Scholen houden van elke leerling een dossier bij, het leerlingdossier genoemd. Dit dossier bevat bijvoorbeeld toetsresultaten en verslagen van gesprekken met ouders. Daarnaast zitten in een leerlingdossier administratieve gegevens, zoals gegevens over het verzuim van een leerling en over de in- en uitschrijving.
Wanneer uw kind van de basisschool naar de middelbare school gaat, is de basisschool verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over uw kind. Als ouder heeft u recht op inzage in dit onderwijskundig rapport. U heeft ook een aantal andere rechten.
Rechten vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens
De basisschool van uw kind moet u informeren over het onderwijskundig rapport, bijvoorbeeld in een gesprek. Vervolgens heeft u recht op inzage in het onderwijskundig rapport. Kloppen er persoonsgegevens van uw kind in het rapport niet, dan heeft u recht op aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van deze gegevens.
Meer informatie over uw rechten leest u bij Mijn privacyrechten
Inzage onderwijskundig rapport in de praktijk
Welke rechten u heeft als u inzage wilt en wat een organisatie van u kan vragen, leest u bij Praktische uitwerking inzagerecht.
Onderwijskundig rapport
Aan het einde van de basisschool krijgt uw kind geen diploma of getuigschrift, maar een onderwijskundig rapport. In het onderwijskundig rapport staan de schoolresultaten en leermogelijkheden van uw kind beschreven.
Persoonsgegevens in onderwijskundig rapport
In het onderwijskundig rapport worden persoonsgegevens vastgelegd van uw kind. Ook bevat het onderwijskundig rapport informatie over zaken die van invloed kunnen zijn op de prestaties van uw kind in het voortgezet onderwijs, zoals concentratie- en gezondheidsproblemen.
Omdat het om gevoelige informatie gaat, is het belangrijk dat scholen zorgvuldig met deze gegevens omgaan. De school moet u als ouder informeren over het onderwijskundig rapport, zodat u kunt volgen welke gegevens van uw kind worden verwerkt en op welke manier. Vervolgens kunt u als u dit wilt gebruikmaken van uw rechten, zoals het recht op inzage.
In het algemeen geldt dat een school de gegevens van een leerling (het zogeheten leerlingdossier) twee jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan.
Langere bewaartermijn
In sommige situaties legt de wet een langere bewaartermijn op. Bijvoorbeeld:
- In het lager en voortgezet onderwijs moeten gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving vijf jaar bewaard blijven nadat de leerling is uitgeschreven.
- Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet een school drie jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
- In het Examenbesluit staat onder meer dat het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens zes maanden bewaard moet worden.
Adresgegevens (oud)leerlingen
Een school mag adresgegevens van (oud)leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies.
Leerlingdossier
Scholen houden van elke leerling een dossier bij, het leerlingdossier genoemd. Dit dossier bevat bijvoorbeeld toetsresultaten en verslagen van gesprekken met ouders. Daarnaast zitten in een leerlingdossier administratieve gegevens, zoals gegevens over het verzuim van een leerling en over de in- en uitschrijving.
Als u uw kind inschrijft op een basisschool, kan de school u vragen een ouderverklaring in te vullen. Deze verklaring geeft informatie over de opleiding van de ouders. U bent dit alleen verplicht als de school wil dat uw kind in aanmerking komt voor een zogeheten gewicht.
Gewichtenregeling basisonderwijs
De gewichtenregeling in het basisonderwijs bepaalt hoeveel geld een basisschool krijgt voor het wegwerken van onderwijsachterstanden. De gewichtenregeling kent geldbedragen toe aan leerlingen op basis van het opleidingsniveau van de ouders en het postcodegebied van de school.
Op de website van de Rijksoverheid vindt u meer informatie over de gewichtenregeling.
Mag een school persoonsgegevens van mijn kind op internet plaatsen?Dit mag alleen met toestemming. Is uw kind zestien jaar of ouder, dan moet hij of zij zelf toestemming geven. Is uw kind onder de zestien jaar, dan heeft de school toestemming nodig van u als ouder.
Privacy beschermen
Maar ook met toestemming mag de school niet zomaar alle persoonsgegevens vrijuit op internet publiceren. Vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) moet een school extra maatregelen treffen om de privacy van leerlingen en leraren te beschermen.
De school moet bijvoorbeeld de gegevens afschermen voor onbevoegden (met een wachtwoord) en voor zoekmachines. Zijn de gegevens alleen van belang voor de leerling, zoals gegevens over ziekte of behaalde resultaten, dan mag de informatie alleen toegankelijk zijn voor de leerling of zijn/haar ouders.
Toestemming publicatie persoonsgegevens intrekken
Heeft u eerder toestemming gegeven aan de school om de gegevens van uw kind op internet te plaatsen, maar heeft u zich bedacht? U kunt uw toestemming altijd intrekken. U kunt hiervoor de 
voorbeeldbrief van het CBP gebruiken.
Vindt u dat een school onzorgvuldig met de persoonsgegevens van uw kind is omgegaan, dan is de eerste stap een klacht indienen bij de directie, het schoolbestuur of de klachtencommissie waarbij de school is aangesloten.
Meer informatie klacht onderwijs
U leest meer over uw mogelijkheden om een klacht in te dienen in de brochure Klachten over het onderwijs.
Naar de rechter
Reageert de school niet of bent u niet tevreden met de reactie van de school, dan kunt u naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens. U kunt de rechter bijvoorbeeld vragen om een verbod, herstel van de (nadelige) gevolgen of een schadevergoeding.
Signaal geven aan CBP
Als u merkt dat een organisatie onzorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, kunt u dit doorgeven aan het College bescherming persoonsgegevens (CBP). Dit doet u via Ik wil een signaal geven. Naar aanleiding van uw signaal kan het CBP besluiten een onderzoek in te stellen.
Voor advies over het gebruik van de persoonsgegevens van uw kind op school kunt u terecht bij de informatie- en adviesdienst voor ouders over onderwijs: 5010.
Contactgegevens 5010
U kunt bellen naar het gratis telefoonnummer 0800-5010 of kijken op de website 50tien.nl.