Kopie identiteitsbewijs algemeen

Nee, meestal mag dat niet. Een bedrijf of organisatie mag alleen in uitzonderlijke gevallen een kopie of scan maken van uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart. Dit geldt onder meer als het in de wet staat. Uw werkgever is bijvoorbeeld wettelijk verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren.

Identiteit vaststellen
Soms is het nodig voor een bedrijf of organisatie om uw identiteit vast te stellen. Bijvoorbeeld om fraude te voorkomen. Vaak is het dan genoeg om uw identiteitsbewijs te laten zien. Eventueel kan het bedrijf of de organisatie noteren wat voor identiteitsbewijs u heeft laten zien en het nummer hiervan.

In enkele gevallen zijn bedrijven of organisaties wettelijk verplicht een aantal gegevens van uw identiteitsbewijs over te nemen. Bijvoorbeeld als u in een hotel wilt overnachten. Maar ook dan is een kopie van uw identiteitsbewijs maken niet nodig.

Meer informatie kopie identiteitsbewijs
Of het in een bepaalde situatie is toegestaan om een kopie van uw identiteitsbewijs te maken, bijvoorbeeld wanneer u lid wilt worden van een sportschool of als uitzendkracht aan het werk gaat, leest u bij de overige vragen onder Kopie identiteitsbewijs.

Ook leest u hier wat de risico’s zijn van het kopiëren van uw identiteitsbewijs en wat u kunt doen als een bedrijf of organisatie een kopie van uw identiteitsbewijs wil maken.

Uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart, bevat diverse persoonsgegevens. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is aan strenge wettelijke regels gebonden, omdat dit risico’s met zich meebrengt voor uw privacy.

Identiteitsfraude
Het risico op identiteitsfraude neemt toe bij het op grote schaal verzamelen van persoonsgegevens, zoals het veelvuldig kopiëren van identiteitsbewijzen. Bij identiteitsfraude maakt iemand illegaal gebruik van persoonsgegevens van een ander, bijvoorbeeld om een bankrekening aan te vragen. Wie slachtoffer is van identiteitsfraude, kan daar jarenlang financiële en maatschappelijke schade van ondervinden.

Meer informatie vindt u onder Identiteitsfraude op de website Rijksoverheid.nl.

Bijzondere persoonsgegevens
Uw identiteitsbewijs bevat zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gevoelige persoonsgegevens, die iets zeggen over bijvoorbeeld ras, gezondheid of geloofsovertuiging. Misbruik van deze gegevens kan leiden tot bijvoorbeeld discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon.

De bijzondere persoonsgegevens op uw identiteitsbewijs zijn uw foto en uw burgerservicenummer (BSN).

Uw BSN is een persoonsnummer waarvan het gebruik aan strenge regels is gebonden. Maakt een bedrijf of organisatie een kopie van uw identiteitsbewijs, dan is de kans groot dat dit bedrijf of deze organisatie uw BSN niet mag hebben. U leest hierover meer bij Welke organisaties en bedrijven mogen mijn burgerservicenummer (BSN) gebruiken?

Risico’s kopie identiteitsbewijs beperken
Wat u kunt doen om de risico’s bij een kopie van uw identiteitsbewijs te beperken, leest u bij Wat kan ik doen als een bedrijf of organisatie een kopie van mijn identiteitsbewijs wil maken?

Vraag aan het bedrijf of de organisatie waarom het nodig is om een kopie (of scan) van uw identiteitsbewijs te maken. Meestal is het genoeg om uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart, te laten zien.

Wettelijke verplichting
Soms is het noodzakelijk om bepaalde gegevens van uw identiteitsbewijs over te nemen of het te kopiëren. Dat moet als het in de wet staat. Uw werkgever bijvoorbeeld is verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren. Het bedrijf of de organisatie moet u informatie geven over deze wettelijke verplichting.

Kopie zonder wettelijke verplichting
Is er geen wettelijke verplichting om een kopie van uw identiteitsbewijs te maken maar wil een bedrijf of organisatie dit toch doen? U kunt ervoor kiezen om een kopie van uw identiteitsbewijs af te geven maar het risico voor uzelf zo klein mogelijk te maken.

BSN afschermen
U kunt aan het bedrijf of de organisatie te vragen om bij het kopiëren uw burgerservicenummer (BSN) af te schermen. Of u maakt zelf op de kopie uw BSN onleesbaar. Zo komt uw BSN niet terecht bij bedrijven of organisaties die uw BSN niet mogen verwerken.

Let op: uw BSN staat op twee plaatsen in uw identiteitsdocument. Ten eerste onder ‘persoonsnummer’ en ten tweede in de regels met letters en cijfers onder aan uw identiteitsdocument.

Foto afschermen
De pasfoto op uw identiteitsbewijs is een zogeheten bijzonder persoonsgegeven. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens, die iets zeggen over bijvoorbeeld ras, gezondheid of geloofsovertuiging. Misbruik van deze gegevens kan leiden tot bijvoorbeeld discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon. 

Wilt u niet dat het bedrijf of de organisatie over deze gegevens van u beschikt, vraag dan om bij het kopiëren uw foto af te schermen. Of maak zelf op de kopie uw foto onzichtbaar.

Melding op kopie maken
U kunt op de kopie schrijven voor welke instantie de kopie is bedoeld en daarbij de datum vermelden waarop u de kopie afgeeft. Op die manier beschermt u zichzelf tegen identiteitsfraude.

Kopie terugvragen
In sommige situaties kunt u de kopie van uw identiteitsbewijs terugvragen, bijvoorbeeld als u uitcheckt bij een hotel.

Beveiligen, bewaren en vernietigen
Bedrijven en organisaties mogen alleen persoonsgegevens verzamelen, zoals de gegevens op uw identiteitsbewijs, als zij deze gegevens:

• goed beveiligen;
• niet langer bewaren dan nodig is;
• na afloop van de bewaartermijn vernietigen.

Klacht over kopie identiteitsbewijs
Heeft u een klacht over het kopiëren van uw identiteitsbewijs? Laat dit dan weten aan de directie van het bedrijf of de organisatie. Geef de directie de kans om u uitleg te geven en – als u gelijk heeft – de werkwijze aan te passen.

Krijgt u geen reactie op uw klacht of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw ervaringen doorgeven aan het College bescherming persoonsgegevens (CBP). Dit doet u via Ik wil een signaal geven.